Regulamin spotkań organizowanych w Secret AI Art Gallery

§1. Postanowienia ogólne

Niniejszy regulamin określa zasady uczestnictwa w spotkaniach, wydarzeniach artystycznych, fotograficznych, networkingowych, biznesowych, promocyjnych, edukacyjnych, charytatywnych oraz innych wydarzeniach organizowanych w Secret AI Art Gallery, zwanych dalej „Spotkaniem” lub „Wydarzeniem”.

Organizatorem Spotkania jest MFLAT sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku, KRS 0000938578, działająca również przy wykorzystaniu marek Secret AI Art Gallery oraz Secret Apartament, zwana dalej „Organizatorem”.

Fundacja MIESZKAJ z siedzibą w Gdańsku, KRS 0001058732, NIP 5862397067, zwana dalej „Fundacją”, jest beneficjentem zbiórek i aukcji charytatywnych prowadzonych podczas Spotkań oraz partnerem Organizatora w zakresie określonym w §7 i §10 niniejszego regulaminu.

Spotkania odbywają się w Secret AI Art Gallery w Gdańsku przy ulicy Chmielnej lub w innym miejscu wskazanym przez Organizatora w opisie konkretnego wydarzenia.

Przy dokumentowaniu Spotkań może współpracować fotograf Grzegorz Witt, działający pod marką NOT ProbonoFoto, zwany dalej „Fotografem”.

Informacje dotyczące daty, godziny, programu, lokalizacji, dostępnych biletów oraz charakteru danego Spotkania są publikowane na stronie internetowej Organizatora, w mediach społecznościowych, na platformie biletowej albo przekazywane uczestnikom w inny sposób.

Uczestnikiem jest każda osoba biorąca udział w Spotkaniu na podstawie biletu bezpłatnego, biletu płatnego, zaproszenia, rejestracji, akredytacji albo współpracy z Organizatorem.

Spotkania przeznaczone są dla osób pełnoletnich. Udział osoby niepełnoletniej wymaga uprzedniej zgody Organizatora oraz obecności opiekuna prawnego.

Pobranie biletu oraz udział w Spotkaniu oznaczają zapoznanie się z niniejszym regulaminem, jego akceptację i zobowiązanie do przestrzegania zawartych w nim zasad.

§2. Rejestracja i uczestnictwo

Warunkiem uczestnictwa w Spotkaniu może być wcześniejsza rejestracja, pobranie biletu, dokonanie płatności albo otrzymanie potwierdzenia od Organizatora.

Liczba miejsc może być ograniczona.

Samo pozostawienie komentarza, reakcji, wysłanie wiadomości albo rozpoczęcie wypełniania formularza nie gwarantuje udziału w Spotkaniu.

Bilet może mieć charakter imienny.

Organizator ma prawo zweryfikować dane uczestnika w zakresie niezbędnym do potwierdzenia prawa wstępu.

Uczestnik zobowiązany jest podawać w formularzu prawdziwe i aktualne dane.

Uczestnik zobowiązany jest przestrzegać poleceń Organizatora, obsługi obiektu, Fotografa oraz innych osób odpowiedzialnych za przebieg i bezpieczeństwo Spotkania.

Organizator może odmówić uczestnikowi wstępu albo nakazać opuszczenie Spotkania, jeżeli uczestnik:

1. zachowuje się agresywnie, wulgarnie albo niebezpiecznie,
2. zakłóca przebieg Spotkania,
3. narusza prywatność lub granice innych osób,
4. nie stosuje się do poleceń Organizatora,
5. niszczy wyposażenie albo eksponaty,
6. znajduje się pod wyraźnym wpływem alkoholu, narkotyków albo innych środków odurzających,
7. stwarza zagrożenie dla uczestników, obsługi albo mienia.

W przypadku usunięcia uczestnika ze Spotkania z przyczyn wskazanych powyżej opłata za bilet nie podlega zwrotowi.

§3. Osoby towarzyszące

Jeżeli formularz umożliwia zgłoszenie osoby towarzyszącej, osoba pobierająca bilet zobowiązuje się przekazać jej niniejszy regulamin przed rozpoczęciem Spotkania.

Osoba pobierająca bilet zobowiązana jest poinformować osobę towarzyszącą, że podczas Spotkania wykonywane są zdjęcia i nagrania wideo oraz że udział w Spotkaniu wiąże się ze zgodą na wykorzystanie wizerunku w zakresie określonym w §7.

Osoba towarzysząca zobowiązana jest przestrzegać regulaminu na takich samych zasadach jak osoba dokonująca rejestracji.

Organizator może poprosić osobę towarzyszącą o potwierdzenie zapoznania się z regulaminem przy wejściu na Spotkanie.

§4. Charakter Spotkania

Spotkanie może obejmować w szczególności:

1. networking biznesowy i towarzyski,
2. prezentacje uczestników, firm, marek, projektów i usług,
3. zwiedzanie Secret AI Art Gallery albo apartamentów premium,
4. sesje fotograficzne,
5. nagrania wideo,
6. wystawy i prezentacje sztuki,
7. aukcje charytatywne i zbiórki na rzecz Fundacji,
8. warsztaty, wykłady i wystąpienia,
9. poczęstunek lub serwowanie napojów,
10. działania promujące Organizatora, jego marki oraz Fundację.

Program Spotkania może ulec zmianie z przyczyn organizacyjnych, technicznych, bezpieczeństwa albo z przyczyn niezależnych od Organizatora.

Uczestnik nie może prowadzić sprzedaży, zbiórek pieniężnych, agitacji ani zorganizowanej działalności reklamowej bez wcześniejszej zgody Organizatora. Nie dotyczy to zbiórek i aukcji prowadzonych przez Organizatora na rzecz Fundacji.

Prezentowanie swojej działalności podczas części networkingowej jest dozwolone w zakresie zgodnym z charakterem Spotkania.

§5. Bezpieczeństwo i zasady zachowania

Uczestnicy zobowiązani są korzystać z przestrzeni Secret AI Art Gallery, wyposażenia, dekoracji, eksponatów i elementów apartamentu zgodnie z ich przeznaczeniem.

Bez zgody Organizatora zabronione jest:

1. przestawianie wyposażenia,
2. dotykanie eksponatów,
3. używanie sprzętu fotograficznego Organizatora lub Fotografa,
4. używanie otwartego ognia,
5. wchodzenie do pomieszczeń niedostępnych dla uczestników,
6. podejmowanie działań mogących uszkodzić wyposażenie.

Zabronione jest fotografowanie i nagrywanie innych osób w łazienkach, przebieralniach oraz w sytuacjach prywatnych lub intymnych.

Uczestnik odpowiada za szkody wyrządzone przez siebie z własnej winy na zasadach wynikających z obowiązujących przepisów prawa.

W przypadku zagrożenia uczestnicy zobowiązani są wykonywać polecenia Organizatora i obsługi.

§6. Fotografowanie i nagrywanie Spotkań

Spotkania w Secret AI Art Gallery mogą być fotografowane, filmowane i nagrywane.

Materiały mogą być wykonywane przez:

1. Organizatora oraz osoby działające na jego rzecz,
2. Fotografa Grzegorza Witta działającego pod marką NOT ProbonoFoto,
3. operatorów filmowych, fotografów, pracowników, współpracowników oraz inne osoby upoważnione przez Organizatora,
4. osoby działające na rzecz Fundacji, w zakresie dokumentowania działań charytatywnych.

Rejestracja Spotkania może obejmować:

1. ujęcia ogólne przestrzeni i uczestników,
2. ujęcia grupowe,
3. przebieg networkingu,
4. wystąpienia i prezentacje,
5. aukcje charytatywne,
6. sesje fotograficzne, w tym portrety indywidualne,
7. rozmowy i wywiady,
8. materiały typu backstage,
9. relacje publikowane podczas trwania wydarzenia.

Uczestnik przyjmuje do wiadomości, że ze względu na charakter Spotkania całkowite uniknięcie obecności na ujęciach ogólnych może nie być możliwe.

Uczestnik, który nie życzy sobie wykonywania jego indywidualnych zdjęć, może zgłosić to Organizatorowi lub Fotografowi przy wejściu na Spotkanie. Zgłoszenie zostanie uwzględnione w zakresie ujęć indywidualnych i portretowych.

Organizator dołoży rozsądnych starań, aby materiały nie były wykorzystywane w sposób obraźliwy, ośmieszający, naruszający godność, prywatność, dobre imię albo uzasadnione interesy uczestnika.

§7. Zgoda na utrwalanie i wykorzystywanie wizerunku

Akceptując regulamin, uczestnik wyraża zgodę na nieodpłatne utrwalanie, wykorzystywanie i rozpowszechnianie swojego wizerunku, głosu oraz wypowiedzi zarejestrowanych podczas Spotkania, w zakresie określonym w niniejszym regulaminie.

Zgoda udzielana jest na rzecz:

1. MFLAT sp. z o.o. jako Organizatora, w tym w ramach marek Secret AI Art Gallery i Secret Apartament,
2. Fundacji MIESZKAJ (KRS 0001058732),
3. Grzegorza Witta działającego pod marką NOT ProbonoFoto.

Materiały mogą być wykorzystywane w celach:

1. dokumentowania przebiegu Spotkania,
2. publikowania relacji z wydarzenia,
3. reklamowania i promowania Spotkań w Secret AI Art Gallery,
4. informowania o kolejnych Spotkaniach,
5. promowania Secret AI Art Gallery oraz marki Secret Apartament,
6. promowania działalności MFLAT sp. z o.o.,
7. promowania działalności statutowej Fundacji MIESZKAJ, w tym prezentowania uczestników Spotkań oraz osób i podmiotów wspierających Fundację na jej stronach internetowych i w mediach społecznościowych,
8. promowania wydarzeń artystycznych, biznesowych, networkingowych, fotograficznych i charytatywnych,
9. prezentowania portfolio Grzegorza Witta – NOT ProbonoFoto,
10. budowania wizerunku Organizatora, jego marek, Fundacji i partnerów wydarzenia.

Materiały mogą być publikowane i rozpowszechniane w szczególności: na stronach internetowych Organizatora i Fundacji, na Facebooku, Instagramie, TikToku, YouTube, LinkedIn i w innych mediach społecznościowych, na portalach wydarzeniowych, na platformach sprzedaży i dystrybucji biletów, w płatnych i bezpłatnych reklamach internetowych, w newsletterach, w prezentacjach i ofertach, w portfolio Fotografa, w materiałach drukowanych, plakatach, ulotkach, zaproszeniach i katalogach oraz w materiałach prasowych i promocyjnych.

Portrety indywidualne uczestników wykonane podczas Spotkania publikowane są wyłącznie na kanałach Secret AI Art Gallery, Fundacji MIESZKAJ oraz w portfolio Fotografa. Organizator nie publikuje ich na kanałach marki Secret Apartament ani w materiałach dotyczących oferty noclegowej.

Zgoda obejmuje wykorzystanie materiałów bez ograniczeń terytorialnych i czasowych, z zastrzeżeniem prawa do wycofania zgody opisanego poniżej.

Organizator, Fundacja i Fotograf mogą dokonywać technicznego opracowania materiałów, w tym kadrowania, montażu, skracania, korekty kolorystycznej, retuszu, dodawania napisów, muzyki, grafik i logotypów oraz łączenia materiałów z innymi zdjęciami i nagraniami.

Opracowanie materiałów nie może prowadzić do wykorzystania wizerunku uczestnika w sposób obraźliwy, fałszywy, ośmieszający albo naruszający jego godność.

Uczestnikowi nie przysługuje wynagrodzenie za wykonanie, publikację ani wykorzystanie materiałów w zakresie objętym regulaminem.

Uczestnik może w każdej chwili wycofać zgodę na wykorzystanie swojego wizerunku – w całości albo w odniesieniu do konkretnego materiału. Wycofanie zgody następuje przez wiadomość e-mail na adres biuro@fundacjamieszkaj.pl albo na adres Organizatora wskazany na stronie internetowej. Zgłoszenie powinno w miarę możliwości zawierać link, zrzut ekranu albo dokładny opis materiału.

Organizator usuwa materiał ze wszystkich kanałów pozostających pod jego kontrolą oraz przekazuje zgłoszenie Fundacji i Fotografowi w terminie 14 dni od otrzymania zgłoszenia. Fundacja i Fotograf usuwają materiał ze swoich kanałów w tym samym terminie.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wykorzystania materiałów przed otrzymaniem zgłoszenia. Organizator nie może zagwarantować usunięcia materiałów wcześniej wydrukowanych, udostępnionych, zapisanych albo opublikowanych przez niezależnych użytkowników lub podmioty trzecie pozostające poza jego kontrolą.

Zgoda nie obejmuje wykorzystania wizerunku w materiałach naruszających prawo, dobre obyczaje lub dobra osobiste uczestnika.

§8. Zdjęcia i nagrania wykonywane przez uczestników

Uczestnicy mogą wykonywać zdjęcia i nagrania na własny użytek, jeżeli nie zakłóca to przebiegu Spotkania.

Uczestnicy zobowiązani są respektować prywatność, wizerunek i granice innych osób.

Publikowanie rozpoznawalnego wizerunku innych uczestników powinno odbywać się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Zabronione jest wykonywanie zdjęć i nagrań:

1. wbrew wyraźnemu sprzeciwowi fotografowanej osoby,
2. w łazienkach i przebieralniach,
3. w sytuacjach prywatnych lub intymnych,
4. w sposób mogący naruszać godność lub bezpieczeństwo innej osoby.

Rejestrowanie w całości prelekcji, wystąpień, prezentacji, pokazów rozwiązań technologicznych oraz szkoleń prowadzonych podczas Spotkania i ich publikowanie albo wykorzystywanie w celach komercyjnych wymaga uprzedniej zgody Organizatora. Nie dotyczy to krótkich ujęć relacyjnych publikowanych w mediach społecznościowych.

Komercyjne wykorzystywanie zdjęć przedstawiających wnętrza, dzieła sztuki, znaki towarowe albo elementy identyfikacji Secret AI Art Gallery wymaga wcześniejszej zgody Organizatora.

§9. Sesje fotograficzne i program „Portret, który pomaga”

Spotkanie może umożliwiać uczestnictwo w sesjach fotograficznych, w tym w bezpłatnych sesjach portretowych prowadzonych przez Fotografa.

Szczegółowy zakres sesji, liczba zdjęć, zasady wyboru fotografii, termin ich przekazania i sposób wykorzystania mogą zostać określone w opisie wydarzenia albo w osobnych ustaleniach z Fotografem.

W ramach programu „Portret, który pomaga”:

1. udział w sesji portretowej jest bezpłatny i dobrowolny,
2. wykonanie portretu nie jest uzależnione od dokonania jakiejkolwiek wpłaty. Uczestnik może dobrowolnie przekazać darowiznę na rzecz Fundacji, w dowolnej wysokości, bezpośrednio na jej rzecz. Darowizna nie stanowi zapłaty za portret ani za żadne inne świadczenie Organizatora lub Fotografa,
3. uczestnik otrzymuje co najmniej jedną fotografię w wersji cyfrowej, w terminie do 3 dni od zakończenia Spotkania, na adres e-mail podany przy rejestracji lub przy stanowisku fotograficznym,
4. uczestnik może korzystać z otrzymanej fotografii na własny użytek oraz w swoich mediach społecznościowych i materiałach zawodowych, z zachowaniem oznaczenia autorstwa Fotografa,
5. fotografia może zostać opublikowana przez Organizatora, Fundację i Fotografa w zakresie określonym w §7,
6. Organizator i Fundacja samodzielnie decydują o doborze i kolejności fotografii prezentowanych w galeriach publikowanych na swoich stronach internetowych.

Fotograf zachowuje prawa autorskie do wykonanych fotografii, z uwzględnieniem praw osoby przedstawionej na zdjęciu.

Uczestnik nie może żądać przekazania wszystkich zdjęć, plików źródłowych ani plików RAW, jeżeli nie zostało to wcześniej uzgodnione z Fotografem.

Sesje TFP mogą zostać objęte dodatkową umową albo osobnym oświadczeniem.

§10. Aukcje charytatywne i zbiórki na rzecz Fundacji

Podczas Spotkania może być prowadzona aukcja charytatywna oraz zbiórka na rzecz Fundacji MIESZKAJ.

Przedmioty i usługi wystawiane na aukcji mogą pochodzić od Organizatora, Fundacji, partnerów wydarzenia oraz uczestników przekazujących je nieodpłatnie.

Złożenie oferty podczas licytacji jest wiążące. Uczestnik, którego oferta okazała się najwyższa, zobowiązany jest do zapłaty wylicytowanej kwoty w sposób i terminie wskazanym przez prowadzącego aukcję, nie później niż w terminie 7 dni od zakończenia Spotkania.

Wydanie wylicytowanego przedmiotu następuje po zapłacie całej kwoty.

W przypadku braku zapłaty w terminie Organizator może zaproponować przedmiot uczestnikowi, który złożył kolejną co do wysokości ofertę, albo wystawić go na kolejnej aukcji.

Środki uzyskane z aukcji i zbiórek przekazywane są w całości na rzecz Fundacji MIESZKAJ i przeznaczane na jej działalność statutową.

Wpłaty na rzecz Fundacji dokonywane podczas Spotkania mają charakter darowizny i przyjmowane są bezpośrednio przez Fundację – przelewem, kodem QR, terminalem płatniczym Fundacji albo do oznaczonej skarbonki. Nie stanowią zapłaty za bilet, portret, poczęstunek ani inne świadczenie Organizatora. Na życzenie darczyńcy Fundacja wystawia potwierdzenie przekazania darowizny.

Organizator albo podmiot z nim współpracujący może zadeklarować podwojenie darowizn przekazanych podczas Spotkania, do wysokości i na zasadach ogłoszonych przed rozpoczęciem albo w trakcie Spotkania.

Uczestnik przekazujący przedmiot na aukcję oświadcza, że przysługuje mu prawo do rozporządzania nim oraz że przedmiot jest wolny od wad prawnych.

Osoba, która wsparła Fundację, może zostać wskazana z imienia i nazwiska albo nazwy firmy w materiałach Organizatora i Fundacji, w tym w wykazie darczyńców. Wysokość indywidualnego wsparcia nie jest publikowana. Uczestnik może zastrzec anonimowość, informując o tym Organizatora.

Szczegółowe zasady poszczególnych licytacji, w tym licytacji przedmiotów o znacznej wartości, mogą zostać określone w odrębnym regulaminie.

§11. Treści prezentowane podczas Spotkania

Podczas Spotkania mogą być prezentowane informacje o działalności Organizatora, Fundacji oraz podmiotów z nimi powiązanych, w tym o projektach inwestycyjnych, technologicznych i nieruchomościowych.

Treści prezentowane podczas Spotkania mają charakter wyłącznie informacyjny i promocyjny. Nie stanowią oferty w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego, propozycji nabycia instrumentów finansowych, porady inwestycyjnej ani rekomendacji inwestycyjnej.

Materiały dotyczące ewentualnych ofert nabycia akcji lub innych instrumentów finansowych udostępniane są wyłącznie w sposób i na zasadach określonych właściwymi przepisami prawa, poza programem Spotkania.

Organizator nie gwarantuje osiągnięcia określonych efektów biznesowych, finansowych, zawodowych, artystycznych ani towarzyskich.

§12. Dane osobowe

Administratorem danych osobowych zbieranych podczas rejestracji jest MFLAT sp. z o.o. albo inny podmiot wskazany w klauzuli informacyjnej umieszczonej na stronie wydarzenia.

Administratorem danych w zakresie wizerunku publikowanego przez Fundację MIESZKAJ na jej stronach internetowych i w mediach społecznościowych jest Fundacja MIESZKAJ (KRS 0001058732).

Dane osobowe mogą być przetwarzane w celu:

1. rejestracji uczestnika i obsługi biletu,
2. organizacji Spotkania i kontaktu w sprawach organizacyjnych,
3. zapewnienia bezpieczeństwa,
4. obsługi reklamacji,
5. ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
6. dokumentowania wydarzenia,
7. rozliczenia aukcji i darowizn na rzecz Fundacji,
8. wykorzystywania wizerunku w zakresie przewidzianym regulaminem i obowiązującymi przepisami.

Podstawą przetwarzania danych może być: wykonanie umowy dotyczącej udziału w Spotkaniu, obowiązek prawny Organizatora, prawnie uzasadniony interes Organizatora lub Fundacji albo zgoda uczestnika.

Odbiorcami danych mogą być: Fundacja MIESZKAJ, Fotograf, operator platformy biletowej, dostawcy usług informatycznych i hostingowych, operatorzy płatności, biuro rachunkowe oraz podmioty świadczące obsługę prawną.

Dane będą przechowywane przez okres niezbędny do organizacji Spotkania, realizacji obowiązków prawnych oraz do upływu okresu przedawnienia roszczeń.

Uczestnik ma prawo do: dostępu do danych, sprostowania danych, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu, przenoszenia danych oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Akceptacja niniejszego regulaminu nie oznacza wyrażenia zgody na otrzymywanie newslettera, informacji handlowych, wiadomości SMS ani komunikacji marketingowej. Zgoda na newsletter jest całkowicie dobrowolna i wymaga zaznaczenia osobnego pola w formularzu.

§13. Alkohol

Jeżeli podczas Spotkania serwowany jest alkohol, może być on podawany wyłącznie osobom pełnoletnim.

Organizator może poprosić uczestnika o dokument potwierdzający pełnoletność.

Organizator może odmówić podania alkoholu albo dalszego udziału osobie zachowującej się niewłaściwie lub znajdującej się pod jego wyraźnym wpływem.

Uczestnik spożywa alkohol na własną odpowiedzialność.

§14. Odpowiedzialność Organizatora

Organizator nie odpowiada za rzeczy pozostawione bez nadzoru, zagubione albo uszkodzone, chyba że odpowiedzialność ta wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

Organizator nie odpowiada za wypowiedzi, działania, oferty ani zobowiązania składane przez uczestników we własnym imieniu.

Kontakty biznesowe, umowy oraz transakcje zawierane pomiędzy uczestnikami są dokonywane na ich własną odpowiedzialność.

Organizator może odwołać, przełożyć, skrócić albo zmienić program Spotkania z przyczyn organizacyjnych, technicznych, bezpieczeństwa, działania siły wyższej albo innych ważnych powodów.

W razie odwołania Spotkania z przyczyn leżących po stronie Organizatora uczestnikowi przysługuje zwrot opłaty za bilet albo udział w innym Spotkaniu w terminie uzgodnionym z Organizatorem, według wyboru uczestnika.

§15. Reklamacje i kontakt

Reklamacje, uwagi i zgłoszenia dotyczące Spotkania można przesyłać na adres e-mail Organizatora wskazany na stronie internetowej.

Zgłoszenie powinno zawierać: imię i nazwisko uczestnika, nazwę i datę Spotkania, opis sprawy oraz dane umożliwiające udzielenie odpowiedzi.

Prośby dotyczące opublikowanego zdjęcia lub nagrania powinny zawierać link, zrzut ekranu albo informacje umożliwiające zidentyfikowanie materiału.

Organizator rozpatrzy zgłoszenie bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 14 dni od jego otrzymania.

§16. Postanowienia końcowe

Regulamin jest dostępny na stronie internetowej Secret AI Art Gallery.

Organizator może wprowadzić dodatkowe zasady dotyczące konkretnego Spotkania, jeżeli wynikają one z jego charakteru, programu albo wymogów bezpieczeństwa.

Organizator może zmienić niniejszy regulamin. Uczestnika obowiązuje wersja regulaminu aktualna w dniu pobrania biletu albo rejestracji na Spotkanie. Każda wersja regulaminu jest oznaczona numerem i datą obowiązywania.

W sprawach nieuregulowanych regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego.

Jeżeli którekolwiek postanowienie okaże się nieważne lub nieskuteczne, nie wpływa to na ważność pozostałych postanowień.